So erstellen Sie eine Due-Diligence-Erklärung (DDE) in TRACES NT: Der umfassende EUDR-Leitfaden

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR – Verordnung (EU) 2023/1115) stellt Unternehmen in der Europäischen Union vor grundlegend neue Herausforderungen. Ziel der Verordnung ist es, sicherzustellen, dass relevante Rohstoffe und Erzeugnisse – darunter Holz, Kakao, Kaffee, Soja, Kautschuk, Ölpalme und Rinder – nicht von Flächen stammen, die nach dem 31. Dezember 2020 entwaldet oder geschädigt wurden.

Für Marktteilnehmer und Händler bedeutet dies eine strenge Sorgfaltspflicht (Due Diligence). Das zentrale Nadelöhr für den Import und das Inverkehrbringen innerhalb der EU ist die Einreichung einer Due-Diligence-Erklärung (DDE) (englisch: Due Diligence Statement, DDS) im zentralen IT-System der Europäischen Kommission: TRACES NT (TRAde Control and Expert System New Technology).

In diesem Leitfaden erfahren Sie im Detail, wie Sie eine Due-Diligence-Erklärung in TRACES NT Schritt für Schritt erstellen, welche technischen Anforderungen an Geodaten gestellt werden und wie Sie typische Fehler bei der manuellen Erfassung vermeiden.

Was ist eine Due-Diligence-Erklärung (DDE) laut EUDR?

Die Due-Diligence-Erklärung ist ein rechtlich bindendes Dokument, mit dem ein Marktteilnehmer bestätigt, dass er seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist. Durch das Einreichen der Erklärung garantieren Sie, dass:

Die Erzeugnisse entwaldungsfrei hergestellt wurden.
Die Produktion nach den einschlägigen Rechtsvorschriften des Erzeugungslandes erfolgte.
Das Risiko der Nicht-Konformität vernachlässigbar gering ist.

Ohne eine gültige Referenznummer aus einer in TRACES NT eingereichten DDE können Zollbehörden Importe blockieren oder Produkte nicht auf dem EU-Binnenmarkt bereitgestellt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erstellung einer DDE in TRACES NT

Das System TRACES NT fungiert als digitale Schnittstelle zwischen Marktteilnehmern, Mitgliedstaaten und Zollbehörden. Um eine Erklärung abzugeben, folgen Sie diesem Ablauf:

Schritt 1: Registrierung und Rechtevergabe

Bevor Sie eine DDE einreichen können, benötigt Ihr Unternehmen ein Konto im EU Login-Portal sowie ein registriertes Unternehmensprofil in TRACES NT. Achten Sie darauf, dass Ihrem Benutzerkonto die Rolle „Marktteilnehmer“ (Operator) oder „Händler“ (Trader) zugewiesen ist.

Schritt 2: Anlegen einer neuen Sorgfaltserklärung

Nach dem Login navigieren Sie im Hauptmenü zum Bereich EUDR und wählen den Punkt „Neue Due-Diligence-Erklärung erstellen“.

Hier erfassen Sie grundlegende Stammdaten:

Angaben zum Marktteilnehmer: EORI-Nummer, Name und Adresse.
Rolle in der Lieferkette: Importeur, Erstinverkehrbringer oder Exporteur.
HS-Zolltarifnummern: Genaue Zuordnung der Erzeugnisse (z. B. HS-Code 4407 für gesägtes Holz).

Schritt 3: Erfassung der Produkt- und Mengenangaben

Geben Sie die genaue Bezeichnung, die Menge (in Kilogramm, Kubikmetern oder Stückzahl) sowie den Handelsnamen der Ware an. Bei Holzprodukten müssen zwingend die wissenschaftlichen Gattungs- und Artnamen (z. B. Pinus sylvestris) hinterlegt werden.

Schritt 4: Upload der Geolokalisierungsdaten (GeoJSON)

Dies ist der technisch anspruchsvollste Teil der EUDR-Compliance. Die EUDR verlangt die genaue Geolocation aller Grundstücke (Plots of Land), auf denen die Rohstoffe erzeugt wurden.

Flächen unter 4 Hektar: Angabe der Geokoordinaten (Breiten- und Längengrad) als Punkt.
Flächen über 4 Hektar: Verpflichtende Angabe von Polygonen, welche die genauen Grenzen des Grundstücks beschreiben.

TRACES NT akzeptiert Geodaten vorzugsweise im GeoJSON-Format (Koordinatensystem WGS 84). Das Polygon muss geschlossen sein und darf keine Überschneidungen oder fehlerhafte Scheitelpunkte aufweisen.

Schritt 5: Risikobewertung und Risikominimierung

In diesem Abschnitt dokumentieren Sie, dass Sie Ihre Lieferkette auf Entwaldungsrisiken, Verstöße gegen lokales Recht und Risiken bezüglich der Landnutzungsrechte geprüft haben. Falls Risiken identifiziert wurden, müssen Sie nachweisen, welche Maßnahmen zur Risikominderung (Risk Mitigation) ergriffen wurden.

Schritt 6: Überprüfung und Übermittlung

Überprüfen Sie alle Angaben auf Vollständigkeit. Nach dem Absenden generiert TRACES NT eine eindeutige DDE-Referenznummer und einen Zugangscode. Diese Daten müssen unter anderem in der Zollanmeldung (ATLAS in Deutschland oder e-Import in Österreich) angegeben werden.

Häufige Fallstricke bei der manuellen Erstellung in TRACES NT

Obwohl das TRACES NT-Portal eine Weboberfläche bietet, stößt die manuelle Dateneingabe im Geschäftsalltag schnell an Grenzen:

GeoJSON-Formatfehler: Schon eine vertauschte Koordinate oder ein offenes Polygon führt zur Ablehnung des Imports in TRACES NT.
Hoher Zeitaufwand: Wenn Sie hunderte von Holzlieferungen oder komplex aufgebaute Vorlieferantenstrukturen verwalten, dauert das manuelle Abtippen von Geodaten Stunden pro Sendung.
Fehlende Nachverfolgbarkeit: Die Zuordnung von Lieferantendaten, Zertifikaten und Risikodokumenten außerhalb eines zentralen Systems erhöht das Haftungsrisiko für Compliance-Verantwortliche.

Automatisierung statt Handarbeit: Wie Kildio Ihre EUDR-Compliance revolutioniert

Die manuelle Erstellung von Sorgfaltserklärungen in TRACES NT ist fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen. Genau hier setzt Kildio an.

Als spezialisierte B2B-SaaS-Plattform für automatisierte EUDR-Compliance vereinfacht Kildio den gesamten Due-Diligence-Prozess von der Datenerfassung bis zur Schnittstelle mit TRACES NT:

Automatische GeoJSON-Validierung: Kildio prüft Ihre Geodaten und Polygone bereits vor der Übertragung auf Korrektheit, Überschneidungen und Plausibilität.
Nahtlose Lieferanten-Integration: Sammeln Sie Geokoordinaten und Nachweise direkt von Ihren Vorlieferanten über ein benutzerfreundliches Portal – ohne E-Mail-Chaos.
Schnittstellen-Anbindung (API): Kildio bereitet Ihre Daten so auf, dass DDEs strukturiert und zeitsparend verwaltet werden können.
Lückenlose Audit-Sicherheit: Alle Risikobewertungen, Nachweise und Referenznummern werden rechtssicher und revisionssicher archiviert.

Fazit: Machen Sie Ihre Lieferkette jetzt EUDR-bereit

Die Erstellung einer Due-Diligence-Erklärung in TRACES NT ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein wiederkehrender Kernprozess für jeden Importeur und Marktteilnehmer unter der EUDR. Wer frühzeitig auf strukturierte Datenverarbeitung und Automatisierung setzt, vermeidet Lieferengpässe, Zollstopps und empfindliche Bußgelder.

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